s_yaha さん

どのような運用がわかりませんが、日単位でインポートを行い編集画面による更新が無いようでしたら、

・更新日が本日より前のものを表示する「未更新レコード一覧」を作成

・インポート後に「未更新レコード一覧」を表示するとインポートされていないレコードが確認できます。

※日に何回もインポートする場合は、フィルター条件に日時を指定すればいいですが面倒ですね。

rex0220さん

ご回答ありがとうございます。

あーっていう内容ですね。そーゆーこともありえるかな。。。とは思っていました。帰路で思いつきました。。。

運用としてはというより、基幹システムの問題ではあるのですが、

発注情報が取り消されると、データベース上からデータが消えるようです。物理削除と言うのでしょうか。そういうことみたいです。

なので跡形もなくなるため、作業で使用するサブシステム上にて取り込んでいた情報とぶつける際になくなったことを気付かず、、、

という事態を招くことになってしまうのです。事件は何度もありました。。。

今は

基幹の情報        サブシステム    判断

ある                   ない                  新規で発生

ある                   ある                   既存（変化の有無確認）

ない                   ない                   キャンセル（なくなった）

ということをアクセスとエクセルを駆使して実施ています。

ほかに何かありましたらアドバイスいただけると助かります。         

基幹システムで注文の取り消しで発注情報を物理削除するのは、設計上あまり考えられません。

通常は、注文の取り消しという状態に変更してレコードは残しておきます。

そうしないと誤って取り消し操作した場合や問い合わせがあった場合などに調査すら出来なくなります。

もしかするとサブシステム用に発注情報を作成時に有効なレコードのみを抽出しているだけではないでしょうか？

発注情報抽出時に注文の取り消しも含めてもらうと解決するかもしれません。

少なくともユーザー側からは見えなくなるのは事実です。

なので、ユーザ側は、ない、と言わざるえないのです、、、とほほな状況です。

it部門にも嫌気でしかなく、ユーザー部門であーだこーだやらないといけない状態です。

インポートのタイミングでの有無確認も検討してみます。

ない      ある    キャンセル

ない       ない    何もしない(気付かない) 

でした。

横から失礼します。
あまりkintoneっぽくはないですが、全消し全入れでもいいんじゃないかと思いました。

または、別に更新を表すフラグとなるフィールドを用意しておき、インポートするデータにはそのフィールドに目印となるデータを入れる。抽出時の絞り込みはこのフィールドを使う。

「事件は何度もありました」とのことですから、たぶんキャンセル時の作業が漏れて大きな問題や損失が発生しているんでしょうね。

全消しだとやはりキャンセルが分からなくなりますので、キャンセルを抽出するしくみが必要だと思います。

とりあえずの暫定対策として今あるデータからキャンセルを抽出するとしても、

本対策としては基幹システムからキャンセルデータをもらうことも進めましょう。

・it部門になぜ出来ないと怒ってみる。ユーザ部門のかなり上の人も巻き込んでみましょう。

そもそも問題と思っていないかもしれませんのでそれを知らせる手段として怒ってみるのもいいかもしれません。

it部門が対応できない理由は、いろいろ考えられますが最終的には費用の’問題になると思います。

現状キャンセルデータを判断するのにかけている工数、これまでの事件でかかった工数・損失・失った信用をまとめて費用換算して、

開発費用と天秤にかけて、偉い人に最終判断してもらうとすすめる方向が決まると思います。

＞Shotaro Matsudaさん

実はそれは考えたのですが、サブシステムの存在が肝です。

サブシステム側で作業管理をしているため、サブシステム上で取り込まれたデータは削除してはいけない状況です。

仮に納期管理側を全消し、インポートし、データはきれいになります。

サブシステム上からは「関連レコード」なりで参照し、データが無いことに気づけますが、

その数が200程度となる想定なので、それを1レコードづつ開いて・・・となると、仕事として成立しなくなってしまいます・・・(できるはできますが)

この「納期管理側」に入ったkintoneアプリデータをなんとか作業管理側のアプリのあるフィールドのデータとして取り込めればいいな。と思ってもいます。

が、その知識と、力量がありません。のでここに駆け込んだ次第であります。

＞rex0220さん

問題があるのは事実ですが、キャンセルそのものは「月数回」程度のもので、相手にされないという現実問題もあります。

そのぐらいIT部門との溝は深いのであります。。。

もう一回掛け合ってみます。

「月数回」あれば、関連する人の作業工数を２年分まとめると１００万くらいの費用がかかっていると思います。

今後その費用を削減できるとすると開発費用を十分賄えると思います。

いろいろ交渉する材料をそろえて頑張ってみてください。